Privacyverklaring

Met het verwerken van persoonsgegevens wordt bedoeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven, wijzigen of verwijderen van gegevens die persoonlijke informatie bevatten of tot een persoon te herleiden zijn.

We verzamelen persoonsgegevens van personen die direct of indirect contact met ons hebben (gehad). Dat zijn onder andere:

• Klanten;
• Personen die verbonden zijn aan een bedrijf of organisatie waarmee we een zakelijke relatie hebben (gehad) of in de toekomst willen verkrijgen;
• Personen die interesse tonen in ons bureau en/of onze diensten.

Uw persoonsgegevens verkrijgen wij:

• Van uzelf, bijvoorbeeld telefonisch, via het contactformulier op de website of in een zakelijke overeenkomst die u met ons aangaat;
• Via derden (bijvoorbeeld partijen waar we mee samen werken), al dan niet met uw (directe) toestemming;
• Via openbare bronnen, zoals openbare registers, gemeentelijke archieven en onze sociale media kanalen.

Afhankelijk van uw relatie met ons bureau, verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens:

Gegevens over wie u bent
Denk hierbij aan uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en uw functie of bevoegdheid binnen een bedrijf of organisatie.

Gegevens die nodig zijn voor uitvoering van onze diensten
Hieronder vallen bankgegevens (rekeningnummer & naam rekeninghouder), KvK-gegevens, gegevens vanuit het Kadaster, correspondentie en alle andere gegevens die gerelateerd zijn aan onze dienstverlening. In sommige gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw geslacht en BSN-nummer te verzamelen en verwerken, bijvoorbeeld voor de aanvraag van een omgevingsvergunning.

Gegevens die iets zeggen over het gebruik van onze website & sociale mediakanalen
Hieronder vallen IP-adressen, cookies, apparaat gegevens en reacties of berichten die u achterlaat op onze sociale mediakanalen. Gegevens die we van andere partijen ontvangen Hieronder vallen persoonsgegevens die door een derde partij aan ons bureau verstrekt worden, bijvoorbeeld wanneer deze partij ons bureau inschakelt voor de uitvoering van een overeenkomst die deze partij met u heeft.

We verwerken persoonsgegevens om een of meer van de volgende redenen:

Om een zakelijke relatie en/of overeenkomst aan te kunnen gaan
Wanneer u contact opneemt om (opnieuw) klant bij ons te worden, aanvullende diensten af te nemen of interesse te tonen in onze diensten, verzamelen en verwerken wij uw persoonsgegevens. Die hebben we nodig om u terug te kunnen bellen of een offerte aan te kunnen bieden. De grondslag voor het verzamelen van deze gegevens is uw toestemming om deze gegevens te verwerken en/of dat wij een gerechtvaardigd belang hebben.

Om een overeenkomst uit te voeren
Wij zijn u graag goed van dienst. Onze werkzaamheden voeren we uit conform de afspraken die zijn vastgelegd in een overeenkomst (offerte/contract). Daarbij verwerken we de persoonsgegevens die voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk zijn. De uitvoering van de zakelijke overeenkomst is de grondslag voor het verwerken van de daarvoor benodigde persoonsgegevens. Daarnaast is het mogelijk dat u toestemming heeft gegeven of dat we een wettelijke verplichting hebben om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Om te kunnen samenwerken met derden
Voor de uitvoering van onze projecten is het noodzakelijk om samen te werken met derden, zoals constructeurs, aannemers en leveranciers. De grondslag voor het delen van bepaalde persoonsgegevens met derden is de uitvoering van een overeenkomst of een wettelijke verplichting. Het is bijvoorbeeld wettelijk vastgelegd dat constructies door een constructeur moeten worden berekend. In alle gevallen waarin wij gegevens willen delen, maar dit niet via een van de eerder genoemde grondslagen kan, vragen wij uw toestemming.

Om ons aan de wet te houden
Als onderneming zijn we wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, bijvoorbeeld voor onze boekhouding. In dit geval is wettelijke verplichting de grondslag voor de verwerking van uw gegevens.

Voor uitvoering van bedrijfsprocessen, relatiebeheer of archivering
Om onze werkzaamheden te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk dat we een goed overzicht hebben van onze klantrelaties. We maken gebruik van persoonsgegevens om onze bedrijfsprocessen in kaart te brengen en onze diensten te optimaliseren. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is de zakelijke overeenkomst die we hebben gesloten, de toestemming die u heeft verleend, een gerechtvaardigd belang dat we hebben of een wettelijke verplichting om persoonsgegevens te archiveren.

We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we de gegevens gebruiken en zo lang de wet ons verplicht om ze te bewaren. In Nederland bedraagt de wettelijke bewaartermijn in de meeste gevallen 7 jaar. Deze termijn geldt bijvoorbeeld voor zakelijke overeenkomsten en facturen, maar ook voor (email) correspondentie en door ons vervaardigde tekeningen. Wanneer het contact met u niet leidt tot een overeenkomst of zakelijke relatie, worden uw persoonsgegevens binnen één maand door ons verwijderd.

Om u goed van dienst te kunnen zijn en ons bureau goed te laten functioneren, delen we bepaalde persoonsgegevens binnen en buiten onze organisatie. Daarbij gaat het om:

• Het intern delen van gegevens met afdelingen of medewerkers van ons bureau, omwille van onze bedrijfsvoering;
• Het delen van gegevens met overheidsinstanties, bijvoorbeeld om een omgevingsvergunning aan te vragen bij de gemeente;
• Het delen van gegevens met dienstverleners die voor ons werken, zoals onze boekhouder of ITbeheerder;
• Het delen van gegevens met de bedrijven waar we mee samenwerken, zoals aannemers of adviseurs.

Wanneer we persoonsgegevens delen met externe partijen, delen we alleen de gegevens die deze partijen nodig hebben om specifieke werkzaamheden te kunnen verrichten. We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een zakelijke overeenkomst of wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend. Om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen, gaan wij met externe partijen een verwerkersovereenkomst aan. Hierin leggen we vast hoe de deze partijen omgaan met de via ons verkregen persoonsgegevens.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan. We zorgen voor goede en up-todate beveiliging van onze systemen, zoals een beveiligde internetverbinding en antivirussoftware op onze server en computers. In het arbeidscontract van onze medewerkers is vastgelegd dat zij op een vertrouwelijke manier met persoonsgegevens moeten omgaan. Onze medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun functie. In de voorwaarden van onze overeenkomsten met u, is vastgelegd dat wij op een vertrouwelijke omgaan met uw persoonsgegevens.

Vanuit de AVG heeft u diverse rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

Recht op inzage en aanpassing
U heeft het recht om ons te vragen of we persoonsgegevens van u verwerken. Wanneer dat het geval is, heeft u bovendien recht op een overzicht van alle persoonsgegevens die we van u verwerken. Wanneer deze gegevens onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om ze te laten wijzigen of aanvullen. We kunnen u vragen om uw verzoek om inzage of aanpassing verder te verduidelijken.

Recht op beperking en verwijdering
U heeft het recht om ons te vragen om de persoonsgegevens die we van u hebben te beperken of te verwijderen, voor zover we niet wettelijk verplicht zijn over deze gegevens te beschikken of deze nodig hebben voor de uitvoering van een overeenkomst met u. Bij beoordeling van het verzoek tot beperking of verwijdering gaat uw belang boven het belang dat wij hebben om bepaalde gegevens te verwerken.

Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht om op verzoek een gestructureerd en bruikbaar overzicht te krijgen van de persoonsgegevens die we van u hebben. U heeft ook het recht om dit overzicht door ons te laten overdragen aan een andere partij. We dragen het overzicht alleen rechtstreeks over aan een andere partij als dat technisch mogelijk is. Indien voor ons onduidelijk is of we gegevens veilig en aan de juiste persoon kunnen overdragen, kunnen we u vragen om zelf naar ons kantoor te komen voor de overdracht.

Recht op bezwaar
Bepaalde persoonsgegevens verwerken we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. We slaan gegevens op als u interesse toont in onze diensten, bijvoorbeeld door het invullen van het contactformulier op onze website. U heeft het recht om daar bezwaar tegen te maken. We wegen dan opnieuw af of we deze persoonsgegevens voor dit doel mogen opslaan of verwerken. We informeren u over onze beslissing en motivatie. Wanneer uw belang zwaarder weegt dan dat van ons, zullen wij de verwerking staken.

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen, wilt u gebruik maken van uw rechten of heeft u een klacht naar aanleiding van de verwerking van uw persoonsgegevens of onze beslissing over uw verzoek? Stuur een e-mail naar info@kantoorprincen.nl of een brief naar:

Princen BouwprocesBegeleiding B.V.
De Hammen 40
5371 MK Ravenstein

In alle gevallen informeren we u binnen één maand over de status. Komen we er samen niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.